Ежегодно с 1 марта по 30 апреля каждое ООО должно провести очередное собрание своих участников, чтобы подвести итоги прошедшего года, утвердить годовой отчёт и распределить прибыль организации.
Для того чтобы провести собрание участников нужно предпринять некоторые действия и составить необходимые документы.
Уведомление участников о проведении собрания
Данное уведомление нужно отправить каждому участнику не позднее чем за 30 дней до проведения собрания.
Обязательной формы уведомления законом не установлено.
Рекомендуем включить в уведомление следующие сведения:
- Данные общества, которое проводит собрание и ФИО участника, которому направляется уведомление.
- Дату, место и время проведения общего собрания. В отношении времени укажите, когда начинается регистрация лиц и открывается собрание. Место проведения собрания может отличаться от юридического адреса, и его желательно указывать максимально подробно.
- Вопросы повестки дня. Здесь укажите весь перечень вопросов, которые планируется обсудить на общем собрании и по которым участники должны принять решение. Дополнить повестку дня можно будет только в случае, если на собрании будут присутствовать все участники общества.
- Список документов, которые должны быть представлены участниками или их представителями для подтверждения полномочий.
- Информацию о порядке ознакомления с материалами по вопросам повестки дня, подлежащими предоставлению лицам, имеющим право на участие в собрании. То есть укажите куда и в какое время участник может прийти и ознакомиться с такими материалами.
- В конце уведомление должен подписать руководитель организации. Также при наличии проставляется печать общества.
Регистрация участников, желающих принять участие в общем собрании
Перед открытием общего собрания проводится регистрация прибывших участников. Она осуществляется в специальном регистрационном листе.
Хотя закон и не содержит обязательного требования наличия данного документа, отсутствие сведений о регистрации участников может послужить основанием к признанию решений общего собрания недействительными. То есть наличие и правильное оформление листа регистрации может помешать оспариванию решения общего собрания по иску участника, который заявляет, что не присутствовал на нем.
- Регистрационный лист должен содержать определенные сведения, которые подтвердят, что участник или его представитель зарегистрировались и их полномочия были проверены:
- В начале документа напишите наименование организации и дату проведения собрания.
- Далее в виде таблички или простым перечнем указываются участники общества: их ФИО, паспортные данные и размер доли в уставном капитале ООО. Если регистрируется представитель участника, то также нужно указать его ФИО, паспортные данные и реквизиты доверенности.
- Когда участником общества является юридическое лицо, то нужно прописать его наименование, регистрационные данные, ФИО представителя и основание его полномочий (Устав, доверенность и т.д.).
- Напротив каждого участника напишите время его регистрации. Также каждый зарегистрированный должен проставить подпись напротив своих данных.
- В конце руководитель организации подписывает регистрационный лист как лицо, ответственное за проведение общего собрания.
Оформление протокола очередного общего собрания участников общества
По закону в протоколе обязательно должны быть указаны следующие сведения:
- дата, время и место проведения собрания;
- сведения о лицах, принявших участие в собрании;
- повестка дня и результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
- сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
- информация о тех, кто голосовал против и потребовал занесения этих данных в протокол.
Обычно протокол собрания участников ООО содержит несколько частей:
- Заголовок. Укажите здесь данные организации, название документа, его номер, форму проведения общего собрания, дату и время собрания, а также место, где оно проходит.
- Вводная часть. Содержит сведения об учредителях, председательствующем и секретаре собрания. А также общее количество голосов, принявшие участие в общем собрании и указание, имелся ли кворум собрания.
- Повестка дня. Перечисляются вопросы, которые предложены к рассмотрению. Они располагаются в списке по степени их важности.
- Главная часть. Описание решений с подсчетом голосов. Каждый вопрос из повестки дня, расписывается: какое решение приняли, количество голосов, результат голосования.
- Заключение. Содержит подписи секретаря и председательствующего. Также допускается подписание всеми участниками собрания, если такой способ удостоверения принят уставом общества.
