Найм работника — пошаговая инструкция

Сервис Документовед подготовил для Вас инструкцию по оформлению сотрудника на работу.

Также заполнив минимум данных, у нас можно подготовить полный комплект документов, которые понадобятся организации при приёме работника.

Сервис рассчитан как на приём обычного работника, так и на трудоустройство руководителя и главного бухгалтера.

Практически ни одна организация не может обойтись без наёмных работников. Сотрудники должны быть оформлены в организацию по трудовому договору.

Подмена трудового соглашения договором услуг или подряда может привести к претензиям контролирующих органов. Если отношения организации и физического лица имеют признаки трудовых отношений, то ГПХ договор может быть переквалифицирован в трудовой, что приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов и т.д.

Для того, чтобы оформить физическое лицо на работу в компанию, необходимо произвести следующие действия:

1. Запросите от сотрудника необходимые документы (паспорт, трудовую книжку, СНИЛС, ИНН и т.д.). Также ему потребуется написать заявление о приёме на работу.

2. Возьмите с физического лица согласие на обработку персональных данных.

Когда физическое лицо устраивается на работу, он предоставляет работодателю документы, о которых было сказано выше. Эти документы содержат в себе персональные данные. Поэтому ещё до заключения трудового договора работодателю необходимо заручиться письменным согласием работника на обработку, хранение и другие действия в отношении таких данных.

Форма документа не регламентирована, поэтому организация может использовать свой вариант согласия. Главное, чтобы выполнялись все необходимые требования, которые содержатся в Федеральном законе от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

3. Оформите и подпишите трудовой договор.

Трудовой договор составляется в письменной форме и подписывается в двух экземплярах: один остаётся у работника, второй должен храниться у работодателя в личном деле сотрудника.

Важно, чтобы человек, подписавший договор, в экземпляре работодателя сделал пометку о том, что свой экземпляр он получил на руки, с обязательным указанием даты и подписи лица.

4. Ознакомьте сотрудника под роспись с локальными нормативными актами организации (например, должностная инструкция, положение об охране труда, положение о премировании, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.)

Обычно применяются следующие варианты ознакомления:

• Работнику предоставляют различные документы и в каждом из них он пишет, что ознакомился с документом. Но такой способ не очень удобен, т.к. чтобы узнать ознакомлен ли работник со всеми документами, необходимо будет просмотреть каждый из них на наличие подписи. Также можно упустить из виду какой-либо документ.
• Также часто в организации ведутся специальные журналы ознакомления с локальными нормативными актами, в которых все работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления. Тут также есть некоторое неудобство, связанное с поиском конкретного сотрудника и его подписи при возникновении спорной ситуации.
• Удобнее всего составить лист ознакомления с локальными нормативными актами. В данном документе прописываются все существующие у организации внутренние документы, касающиеся конкретного работника. Также указываются даты принятия данных документов и дата ознакомления с ними. Рядом с каждым наименованием документа располагается графа для подписи сотрудника. После проставления всех подписей данный документ хранится в личном деле сотрудника.

5. Оформите приказ о приёме на работу.

В соответствии со статьей 68 Трудового кодекса РФ с 22 ноября 2021 года оформление приказа о приёме на работу стало не обязательным. В этом случае основанием оформления на работу будет трудовой договор, и его реквизиты нужно будет вписать в трудовую книжку.

Но по желанию работодателя в организации может быть продолжено издание приказов о приёме на работу.

Ранее приказ в обязательном порядке составлялся по унифицированной форме Т-1, утверждённой Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Но с 2013 года этот бланк перестал быть обязательным для применения. Поэтому работодатель может использовать свою форму для данного документа, главное, чтобы там были учтены все основные условия трудового договора.

6. Внесите запись в трудовую книжку.

Но есть случаи, когда работодатель не обязан вносить запись, а именно если сотрудник:

• проработал менее 5 дней;
• работает по совместительству и это место работы не является основным;
• является дистанционным (с его согласия запись не вносится);
• отказался от ведения трудовой книжки в бумажном виде;
• поступает на работу после 31 декабря 2020 года и бумажной трудовой у него нет.

Если работник решил оставить бумажную трудовую книжку, то работодатель обязан внести туда запись о приёме на работу в течение недели со дня приёма на работу.

7. Отправьте ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР).

Форма ЕФС-1 представляется не позднее одного рабочего дня, следующего за днём приёма на работу.

В случае, если в организации предусмотрено издание приказов о приёме на работу, то в ЕФС-1 в графе основание указываются реквизиты данного приказа.

Если издание приказов не предусмотрено, то там необходимо вписать данные трудового договора.

Форму ЕФС01 необходимо отправлять в СФР на абсолютно любого сотрудника без исключений, в том числе и для иностранных работников, для принятых по совместительству или для дистанционных сотрудников.

8. Уведомите территориальный орган МВД.

При заключении трудового договора с иностранным гражданином либо с лицом без гражданства работодатель обязан уведомить территориальный орган МВД (соответствующее подразделение МВД, занимающееся вопросами миграции) в течение трёх дней, следующих за датой заключения такого договора.

Форма Уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином (лицом без гражданства) приведена в Приложении № 7 к приказу МВД России от 30.07.2020 № 536.

9. Уведомите военный комиссариат.

При заключении трудового договора с военнообязанным гражданином работодатель обязан уведомить территориальный военный комиссариат в 2-недельный срок (п. 32 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 N 719).

При этом военнообязанными признаются не только мужчины призывного возраста (от 18 до 27 лет), но и некоторые другие категории граждан. Например, женщины, получившие военно-учётные специальности, или мужчины, которые пребывают в запасе, завершили обучение на военной кафедре, прошли альтернативную гражданскую службу и т. д.

Уведомить военкомат нужно по форме, утвержденной в приложении 9 к Методическим рекомендациям, утверждённым Начальником Генерального штаба Вооруженных Сил РФ 11.07.2017 г.

Многие работодатели забывают о данной обязанности или считают её необязательной. Но если сведения не направить, на руководителя организации или лицо, ответственное за воинский учет может быть наложен штраф на сумму от 1000 до 5000 руб. (ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ).